jueves, 14 de junio de 2012

MANUAL DE COMPRAS










APRENDE A DIVERTIRTE




MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.


MAYO 2012.

INDICE
PÁG
INTRODUCCIÓN                                                                                                         4
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL                                                                          5
OBJETIVO ESPECIFICO                                                                                                5
VALORES                                                                                                                          6
ORGANIGRAMA GENERAL DEL DEPARTAMENTO                                                          7
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO                                                                          8
POLITICAS DEL DEPARTAMENTO                                                                             9
PROCEDIMIENTOS                                                                                                         10
PROCEDIMIENTO I
SELECCIÓN DE PROVEEDORES                                                                              11
-OBJETIVO                                                                                                                        12
-ALCANCE                                                                                                                        12
-REFERENCIAS                                                                                                                          12
-NORMAS                                                                                                                          12
-RESPONSABILIDADES                                                                                                12
-DEFINICIONES                                                                                                                           13
PROCEDIMIENTO                                                                                                           14
FLUJOGRAMA                                                                                                                  15
ANEXOS                                                                                                                      16-19
PROCEDIMIENTO II
COMPRA DE MATERIA PRIMA                                                                                   20
-OBJETIVO                                                                                                                        21
-ALCANCE                                                                                                                        21
-FRECUENCIA                                                                                                                 21
-REFERENCIA                                                                                                                 21
-NORMAS                                                                                                                          21
-RESPONSABILIDADES                                                                                                21
-DEFINICIONES                                                                                                                           21
PROCEDIMINETO                                                                                                           22
FLUJOGRAMA                                                                                                                  23
ANEXOS                                                                                                                            24












Ç







INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos del área de Compras de la empresa          “GRANJA DE DIVERSIONES”tiene como objetivo dar a conocer a los usuarios de dicho departamento el procedimiento de compras detalladamente, teniendo como base las políticas de compras ya que éstas facilitarán la toma de decisiones para el logro de los objetivos tanto del área de compras como de la empresa en general. Cabe mencionar que la misión y la visión del mismo son de suma importancia para el cumplimiento de los objetivos. Así mismo, éste manual indicará al equipo de trabajo del área de compras los puestos existentes en dicha área así como sus funciones; así mismo, proporcionará en manera ordenada, secuencial y detallada las actividades de los procedimientos a seguir para cada proceso que se llevaran a cabo para el abastecimiento de la organización. El presente manual se actualizara cada año o en caso de surgir alguna modificación urgente será antes del tiempo plasmado, estará a cargo de la modificación y actualización los jefes de cada departamento de la organización, o alguien a su mando del mismo.














OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL

Garantizar que la calidad de la materia prima que se vaya a utilizar cumplan con las características y expectativas que se piden así como buscar fuentes, es decir a los proveedores que nos puedan brindar soluciones valiosas y económicas, productos de calidad y un servicio óptimo para mejorar la presencia competitiva en el mercado.


OBJETIVO ESPECIFICO

Lograr la mejor negociación del mercado con los proveedores obteniendo materia prima de alta calidad (cajas, juegos mecánicos, aceites, plantas de luz etc. ) y que nos ofrezcan un financiamiento adecuado que vaya acorde con lo que la empresa cuenta, y así mismo actualizar la cartera de nuestros proveedores.












VALORES

* AMABILIDAD:Tratar no solo a nuestros clientes, sino también a todos nuestros proveedores y nuestros empleados ya que la amabilidad no llevara por buen camino es decir al éxito.
* LIBERTAD:Crear en nuestro ambiente de trabajo confianza en sí mismo para poder decir lo que pensamos.
* RESPONSABILIDAD:El crear un ambiente con innovación, amabilidad y libertar nos comprometemos a ejercer nuestro trabajo profesionalmente para brindarle a todos nuestros clientes la calidad que se merece.
* HONESTIDAD:La honestidad es parte de nuestro trabajo ya que cuando se habla de honestidad se crea un ambiente más confortable para los trabajadores, clientes y proveedores
* INTEGRIDAD:Nunca dejamos que nuestro interés personal se interponga en toma de decisiones y mantenemos un estándar de integridad irreprochable en las relaciones de negocios internas o externas del Grupo.
*ESFUERZO:Conseguir lo que queremos venciendo dificultades para poder alcanzar nuestros objetivos.




FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

-Se encargara de controlar los descuentos, bonificaciones, recargos de administración de compras y cambios de precios al facturar.
-Facturación de (cotizaciones, pedidos, facturas, notas de crédito).
-Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de compras.
-Comisiones por vendedor, cliente y artículos.
-Liquidación de comisiones a representantes por ventas.
-Retenciones a proveedores.
-Fichas de Clientes, proveedores, representantes, transportistas, vendedores.
-Gestión de bancos: depósitos, extracciones, débitos y créditos.
-Hace la suspensión de clientes, y productos.
-Agrupamientos y sub agrupamientos de artículos.











POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

-Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos obsoletos para malas gestiones de compras.
-Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa.
-Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido.
-Negociar descuentos y condiciones de pago.
-Renegociar los servicios que prestan los proveedores.
-Diseñar un panel de proveedores que pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base a las necesidades de la Compañía.
-Mantener un control permanente sobre el servicio de los  proveedores.
-Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de compras de la empresa.



















PROCEDIMIENTOS


















PROCEDIMIENTO I.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES




CARTERA DE PROVEEDORES





Comercializadora de Maquinas
El Globo S.A. de C.V.
Domicilio conocido, San Pedro del Rincón  S/N,
Villa Victoria
Tel. 7254689454
Fax. 145884
GRANJA DE DIVERSIONES
YANIRI FONSECA MARTINEZ
JEFE DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS
PRESENTE

Villa victoria Edo. De México, 26 de marzo de 2012

Reciba un cordial saludo mismo que aprovecho para mostrarle los precios sobre los siguientes productos que usted solicito:

Material
Precio
Planta de luz “Toshiba”
$3,500.00
Aire acondicionado
$1200.00
Alimentos de engorda “pavito”
$800.00
Animales (pollos, vacas, etc)
$50,000.00

Esperando una pronta respuesta y que  los precios sean accesibles y agradables para su empresa me despido de usted.


ATENTAMENTE


DANIEL DÍAZ MARIN
JEFE DE DEPARTAMENTO DE VENTAS


Mecánica  S.A. de C.V.
Calle Josefa Ortiz de Domínguez #56, Lerma Edo. De México.
Tel. 7456899-75489655555
Fax. 4578955

GRANJA DE DIVERSIONES
YANIRI FONSECA MARTINEZ
JEFE DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Lerma, Estado de México 23 de marzo de 2012

Esperando se encuentre bien,  aprovecho para mostrarle los precios sobre los siguientes productos de su interés:


MATERIAL
PRECIO
Madera 100 cm de ancho por 200 de largo
$4,500.00
Pastura (avena, zacate)
$1,000.00
Alimentos de engorda “pavito”
$750.00

Esperando nuestros precios sean de su agrado me despido.




ATENTAMENTE

FERNANDA MORALES LEIVA
JEFE DE DEPARTAMENTO DE VENTAS

Fábrica de juegos Los pinos S.A de C.V.
Calle, Benito Juárez # 456, Escama de Piedra,
Toluca Edo. De México.
Tel. 7256892345
Fax.459689
KENIA S.A. DE C. V.
YANIRI FONSECA MARTINEZ
JEFE DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Toluca Edo. De México 25 de marzo de 2012.

Reciba un cordial saludo mismo que aprovecho para hacerle llegar la cotización que usted solicito el pasado 23 de marzo del presente año, de los siguientes productos:


MATERIAL
PRECIO
Agua potable de 20,000 Litros la pipa
$500.00
Semillas (aba, maíz, avena, trigo, frijol)
$5000.00
Aire acondicionado
$1000.00
Herramienta (palas, martillos, azadón, hachas, talacho, maceta, machetes)
$5,300.00
*NOTA: todos los productos incluyen IVA

Esperando contar con su compra me despido de usted.


ATENTAMENTE

ROGELIO HERNANDEZ MORA
JEFE DE DEPARTAMENTO DE VENTAS



PROCEDIMIENTO II.
COMPRA DE MATERIA PRIMA

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