APRENDE A DIVERTIRTE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
MAYO 2012.
INDICE
PÁG
INTRODUCCIÓN 4
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL 5
OBJETIVO ESPECIFICO 5
VALORES 6
ORGANIGRAMA GENERAL DEL DEPARTAMENTO 7
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO 8
POLITICAS DEL DEPARTAMENTO 9
PROCEDIMIENTOS 10
PROCEDIMIENTO I
SELECCIÓN DE PROVEEDORES 11
-OBJETIVO 12
-ALCANCE 12
-REFERENCIAS 12
-NORMAS 12
-RESPONSABILIDADES 12
-DEFINICIONES 13
PROCEDIMIENTO 14
FLUJOGRAMA 15
ANEXOS 16-19
PROCEDIMIENTO II
COMPRA DE MATERIA PRIMA 20
-OBJETIVO 21
-ALCANCE 21
-FRECUENCIA 21
-REFERENCIA 21
-NORMAS 21
-RESPONSABILIDADES 21
-DEFINICIONES 21
PROCEDIMINETO 22
FLUJOGRAMA 23
ANEXOS 24
Ç
INTRODUCCIÓN
El
presente Manual de Procedimientos del área de Compras de la empresa “GRANJA
DE DIVERSIONES”tiene como objetivo dar a conocer a los usuarios de
dicho departamento el procedimiento de compras detalladamente, teniendo como base
las políticas de compras ya que éstas facilitarán la toma de decisiones para el
logro de los objetivos tanto del área de compras como de la empresa en general.
Cabe mencionar que la misión y la visión del mismo son de suma importancia para
el cumplimiento de los objetivos. Así mismo, éste manual indicará al equipo de
trabajo del área de compras los puestos existentes en dicha área así como sus
funciones; así mismo, proporcionará en manera ordenada, secuencial y detallada
las actividades de los procedimientos a seguir para cada proceso que se llevaran
a cabo para el abastecimiento de la organización. El presente manual se actualizara cada año o en caso de
surgir alguna modificación urgente será antes del tiempo plasmado, estará a
cargo de la modificación y actualización los jefes de cada departamento de la
organización, o alguien a su mando del mismo.
OBJETIVO
GENERAL DEL MANUAL
Garantizar que la calidad de la materia prima que se vaya
a utilizar cumplan con las características y expectativas que se piden así como
buscar fuentes, es decir a los proveedores que nos puedan brindar soluciones
valiosas y económicas, productos de calidad y un servicio óptimo para mejorar
la presencia competitiva en el mercado.
OBJETIVO ESPECIFICO
Lograr la mejor negociación
del mercado con los proveedores obteniendo materia prima de alta calidad
(cajas, juegos mecánicos, aceites, plantas de luz etc. ) y que nos ofrezcan un
financiamiento adecuado que vaya acorde con lo que la empresa cuenta, y así
mismo actualizar la cartera de nuestros proveedores.
VALORES
* AMABILIDAD:Tratar no solo a nuestros clientes, sino también a todos
nuestros proveedores y nuestros empleados ya que la amabilidad no llevara por
buen camino es decir al éxito.
* LIBERTAD:Crear en nuestro ambiente de trabajo confianza en sí
mismo para poder decir lo que pensamos.
* RESPONSABILIDAD:El crear un ambiente con innovación, amabilidad y
libertar nos comprometemos a ejercer nuestro trabajo profesionalmente para
brindarle a todos nuestros clientes la calidad que se merece.
* HONESTIDAD:La honestidad es parte de nuestro trabajo ya que cuando
se habla de honestidad se crea un ambiente más confortable para los
trabajadores, clientes y proveedores
* INTEGRIDAD:Nunca dejamos que nuestro interés personal se interponga
en toma de decisiones y mantenemos un estándar de integridad irreprochable en
las relaciones de negocios internas o externas del Grupo.
*ESFUERZO:Conseguir lo que queremos venciendo dificultades para
poder alcanzar nuestros objetivos.
FUNCIONES
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
-Se encargara de controlar
los descuentos, bonificaciones, recargos de administración de compras y cambios
de precios al facturar.
-Facturación de
(cotizaciones, pedidos, facturas, notas de crédito).
-Compras (notas de pedidos,
cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de
compras.
-Comisiones por vendedor,
cliente y artículos.
-Liquidación de comisiones a
representantes por ventas.
-Retenciones a proveedores.
-Fichas de Clientes,
proveedores, representantes, transportistas, vendedores.
-Gestión de bancos:
depósitos, extracciones, débitos y créditos.
-Hace la suspensión de
clientes, y productos.
-Agrupamientos y sub
agrupamientos de artículos.
POLITICAS
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
-Evitar la duplicación de
pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos obsoletos
para malas gestiones de compras.
-Seleccionar adecuadamente a
los proveedores de la empresa.
-Solicitar el envío de
muestras antes de realizar la orden de pedido.
-Negociar descuentos y
condiciones de pago.
-Renegociar los servicios
que prestan los proveedores.
-Diseñar un panel de
proveedores que pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base
a las necesidades de la Compañía.
-Mantener un control
permanente sobre el servicio de los
proveedores.
-Aplicar estrategias que
sean de utilidad en la gestión de compras de la empresa.
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO I.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
CARTERA DE PROVEEDORES
Comercializadora de Maquinas
El Globo S.A. de C.V.
Domicilio conocido, San Pedro del
Rincón S/N,
Villa Victoria
Tel. 7254689454
Fax. 145884
GRANJA DE DIVERSIONES
YANIRI FONSECA MARTINEZ
JEFE DE DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
PRESENTE
Villa
victoria Edo. De México, 26 de marzo de 2012
Reciba
un cordial saludo mismo que aprovecho para mostrarle los precios sobre los
siguientes productos que usted solicito:
|
Material
|
Precio
|
|
Planta de luz
“Toshiba”
|
$3,500.00
|
|
Aire acondicionado
|
$1200.00
|
|
Alimentos de engorda
“pavito”
|
$800.00
|
|
Animales (pollos,
vacas, etc)
|
$50,000.00
|
Esperando una
pronta respuesta y que los precios sean
accesibles y agradables para su empresa me despido de usted.
ATENTAMENTE
DANIEL
DÍAZ MARIN
JEFE DE DEPARTAMENTO DE
VENTAS
Mecánica S.A. de C.V.
Calle Josefa Ortiz de
Domínguez #56, Lerma Edo. De México.
Tel. 7456899-75489655555
Fax. 4578955
GRANJA DE DIVERSIONES
YANIRI FONSECA MARTINEZ
JEFE DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Lerma, Estado de México 23 de marzo de 2012
Esperando
se encuentre bien, aprovecho para
mostrarle los precios sobre los siguientes productos de su interés:
|
MATERIAL
|
PRECIO
|
|
Madera 100 cm de ancho
por 200 de largo
|
$4,500.00
|
|
Pastura (avena, zacate)
|
$1,000.00
|
|
Alimentos de engorda
“pavito”
|
$750.00
|
Esperando
nuestros precios sean de su agrado me despido.
ATENTAMENTE
FERNANDA
MORALES LEIVA
JEFE
DE DEPARTAMENTO DE VENTAS
Fábrica de juegos Los pinos S.A de C.V.
Calle, Benito Juárez # 456, Escama de Piedra,
Toluca Edo. De México.
Tel. 7256892345
Fax.459689
KENIA
S.A. DE C. V.
YANIRI
FONSECA MARTINEZ
JEFE
DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Toluca Edo. De México
25 de marzo de 2012.
Reciba un cordial
saludo mismo que aprovecho para hacerle llegar la cotización que usted solicito
el pasado 23 de marzo del presente año, de los siguientes productos:
|
MATERIAL
|
PRECIO
|
|
Agua
potable de 20,000 Litros la pipa
|
$500.00
|
|
Semillas
(aba, maíz, avena, trigo, frijol)
|
$5000.00
|
|
Aire
acondicionado
|
$1000.00
|
|
Herramienta
(palas, martillos, azadón, hachas, talacho, maceta, machetes)
|
$5,300.00
|
*NOTA: todos los productos incluyen IVA
Esperando contar con su compra me despido de
usted.
ATENTAMENTE
ROGELIO HERNANDEZ MORA
JEFE DE DEPARTAMENTO DE VENTAS
PROCEDIMIENTO II.
COMPRA DE MATERIA PRIMA
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